L’embauche d’un coach de projet garantit que l’organisation conservera les connaissances et les leçons apprises en matière de gestion de projet et est recommandée comme alternative préférable à l’embauche d’un gestionnaire de projet externe.
Introduction
Souvent, les organisations peuvent engager des chefs de projet externes qui sont sous contrat pour gérer leurs projets. La raison pour laquelle les organisations engagent des gestionnaires de projets sous contrat est qu’elles ne disposent pas de ressources internes ayant la formation et l’expérience nécessaires pour gérer ces projets, car ceux-ci sont souvent importants et complexes. Toutefois, une fois le projet terminé, ces gestionnaires de projet se tournent vers d’autres organisations pour gérer de nouveaux projets. Ils emportent avec eux leurs connaissances, leurs expériences et les enseignements qu’ils en ont tirés.
Une alternative à l’embauche de gestionnaires de projets sous contrat consiste à engager un coach de projet car, lorsque leur engagement prend fin, ils partent, mais leurs connaissances sont transférées au gestionnaire de projet et aux membres de l’équipe de projet au sein de l’organisation qui sont maintenant prêts à prendre en charge d’autres projets.
Un coach de projet travaille avec le chef de projet et l’équipe de projet pour les guider, les conseiller et les accompagner dans les nombreux processus de gestion du projet. Ils ne sont généralement pas requis à temps plein, sauf dans les toutes premières phases du projet.
Le processus d’accompagnement
Un bon accompagnateur de projet veillera à ce que le projet de l’organisation soit réalisé dans les délais et le budget impartis et qu’il réponde à toutes les exigences des parties prenantes. Le coach travaillera avec le chef de projet et l’équipe de projet pour s’assurer que le projet est correctement défini dès le début ou peut aider les projets à se remettre sur les rails si leurs objectifs généraux et les résultats attendus ont été modifiés de manière significative.
Étape 1 : Former l’équipe de projet et définir ses rôles et responsabilités
Un coach de projet guidera l’organisation vers la formation de l’équipe de projet, en s’assurant que la dynamique d’équipe est bien gérée, que les problèmes de conflit sont compris et résolus rapidement et que l’équipe se met au travail pour gérer le projet. Le processus de développement de l’équipe comprend :
- Un accord sur les rôles de l’équipe de projet
- Accord sur les responsabilités de chaque membre de l’équipe de projet
- Documentation des rôles et responsabilités pour s’assurer que tous les membres de l’équipe comprennent leur rôle et ce que l’on attend d’eux pour assurer la réussite du projet
- Établissement de règles de fonctionnement pour garantir que toutes les réunions sont gérées comme il se doit
- Si le projet est géré comme une équipe virtuelle, la définition de l’équipe virtuelle est le prochain niveau de développement de l’équipe.
Ce processus inclut tous les fournisseurs mondiaux externes. Le processus :
- Définit tous les rôles et responsabilités des partenaires
- Définit la manière dont les réunions seront gérées
- Détermine leur participation à l’élaboration de la portée du projet
- Convient de la manière dont ils contribueront au plan du projet
Étape 2 : Élaboration de la déclaration de portée
Le chef de projet supervisera l’élaboration de la déclaration de portée du projet, qui est le document le plus important produit par l’équipe de projet. Il fournit une base documentée sur laquelle les décisions futures du projet sont basées. De plus, il confirme et clarifie une compréhension commune de la portée du projet parmi toutes les parties prenantes. La déclaration de la portée du projet constitue la base entre l’équipe de projet, les clients du projet et le sponsor du projet, en identifiant à la fois les produits livrables du projet et les principales étapes. Enfin, la déclaration de la portée du projet est le critère utilisé pour déterminer si le projet a été mené à bien.
La déclaration de portée doit être élaborée par l’ensemble de l’équipe de projet afin de garantir sa compréhension et son engagement envers le projet. Le processus comprendra la définition de la :
- l’objectif du projet
- Alignement stratégique du projet
- Produits livrables du projet
- Éléments dans et hors du champ d’application
- Organigramme du processus du projet
- Hypothèses du projet
- Contraintes du projet
- Structure du projet
Étape 3 : Élaborer le plan du projet
Alors que le plan de projet est élaboré par l’équipe de projet, qui possède les connaissances et l’expertise nécessaires pour savoir ce qu’il faut pour mener à bien le projet, le chef de projet se consultera sur l’élaboration du plan de projet et examinera ce dernier, en offrant des conseils à l’équipe de projet si nécessaire. Le coach de projet travaillera avec l’équipe de projet pour s’assurer que le plan inclut toutes les tâches nécessaires qui peuvent être nécessaires ainsi que leurs dépendances, leurs durées et leurs coûts. En guidant l’équipe de projet vers l’élaboration du plan de projet, le coach de projet renforce l’engagement de l’équipe à réussir le projet. Le processus d’élaboration du plan de projet comprend :
- L’identification de toutes les activités et des tâches connexes nécessaires pour atteindre avec succès tous les objectifs du projet.
- Identifier le(s) nom(s) des ressources ou des départements et/ou des fournisseurs responsables de l’exécution de chaque tâche identifiée.
- Estimer la durée de chaque tâche.
- Identifier les dépendances entre chaque tâche.
- Identifier les jalons du projet. Ceux-ci représentent les tâches clés dont les dates, une fois établies, ne peuvent être déplacées sans entraîner un éventuel retard dans le projet.
- Saisir le plan du projet dans MS® Project pour permettre un suivi facile et continu du projet.
- Affectation des coûts à chaque tâche du projet.
- Révision et modification du chemin critique pour s’assurer que le projet peut être achevé dans les délais impartis.
- Réduire le projet afin de déterminer comment le projet peut être achevé plus rapidement.
Étape 4 : Réalisation d’une évaluation des risques
Afin de réduire la probabilité de rencontrer des situations de crise dans le cadre d’un projet ou de gérer en mode de crise, un coach de projet demandera à l’équipe de projet de procéder à une évaluation des risques pour le projet afin d’identifier et d’examiner de manière proactive tous les risques qui pourraient empêcher la réussite du projet. En utilisant un processus d’évaluation des risques, le coach de projet aidera l’équipe de projet à identifier les activités ou les tâches qui, si elles sont mises en place, réduiront la probabilité de risque ou aideront à gérer le risque, s’il devait se produire.
Étape 5 : Élaboration d’un processus de gestion des changements du projet
Le changement de projet est inévitable. Il est dû à un retard dans le calendrier ou le budget, à un changement dans les exigences du client ou du sponsor, à un changement dans les produits livrables du projet, etc. Un coach de projet aidera l’équipe de projet à élaborer un processus de gestion des changements du projet qui garantira que les changements sont gérés dès qu’ils se produisent et que l’intégrité du projet est maintenue.
Étape 6 : Mettre en place des systèmes de communication, de rapport et de suivi réguliers
Le coaching de projet veillera à ce que des mécanismes de contrôle soient mis en place et que le suivi soit examiné régulièrement. Le suivi continu de l’avancement du projet permet de s’assurer que le projet reste sur la bonne voie. Un suivi précoce permet à l’équipe de gérer avec succès le changement sans porter atteinte à l’intégrité du projet. Voici comment un coach de projet aidera l’équipe de projet à rester sur la bonne voie :
- Des réunions de l’équipe de projet seront organisées régulièrement et l’équipe de projet procédera à un examen des tâches et des budgets.
- Divers mécanismes de compte rendu sont mis en place pour garantir que le sponsor, la direction et l’équipe de projet soient tenus informés de l’état d’avancement du projet tout au long de sa durée. Lorsqu’ils sont tenus informés, les sponsors et la direction auront tendance à être moins intrusifs dans le projet.
- Différents mécanismes de compte rendu sont mis en place pour s’assurer que les parties prenantes et les clients sont tenus informés de l’état d’avancement du projet. De nombreux projets échouent parce que les exigences initiales du client/utilisateur diffèrent du produit final livré. Dans ces cas, la communication entre le début et la fin du projet a généralement été nulle ou minimale.
- Les rapports essentiels que le chef de projet et l’équipe de projet doivent examiner régulièrement sont un examen des travaux prévus par rapport aux travaux réellement réalisés et des travaux prévus par rapport au budget réellement dépensé. Cet examen régulier permettra de s’assurer que les problèmes sont correctement gérés et que la nécessité de demandes de changement est réduite au minimum.
Étape 7 : Créer un processus d’évaluation du projet
Lorsque tous les éléments livrables du projet ont été atteints, le projet est conclu et donc clôturé. À ce stade, le coach de projet guidera l’équipe de projet vers une évaluation complète des succès et des échecs du projet afin que l’équipe puisse retenir les leçons apprises pour référence future.
Un rapport de clôture sera élaboré pour consigner toutes les questions pertinentes. Ce rapport doit être archivé avec l’énoncé original de la portée du projet, le plan du projet, l’évaluation des risques, les demandes de changement et tout autre document relatif au projet. Ces documents deviendront la base de données historique des connaissances sur le projet au sein de l’organisation. Cette base de données historique d’informations aidera les futurs projets similaires à démarrer rapidement.
Le gestionnaire de projet doit effectuer une évaluation des membres de l’équipe de projet. Ce rapport est généralement fourni au sponsor et aux responsables fonctionnels des membres de l’équipe de projet. Il est généralement inclus dans l’examen des performances professionnelles globales de l’employé.
Résumé
Le coach de projet peut être un atout précieux pour une organisation qui souhaite transmettre des connaissances pratiques et concrètes sur la manière de gérer un projet. Il ou elle transmet ses connaissances spécialisées et son expérience au gestionnaire et à l’équipe du projet tout au long du processus d’accompagnement tout au long de la mise en œuvre du projet.
L’apprentissage qu’ils acquièrent auprès du coach de projet leur permet de gérer eux-mêmes les projets futurs. Ils auront également acquis la confiance nécessaire pour gérer des projets au sein de leur organisation sans que celle-ci ait besoin d’engager un gestionnaire de projet sous contrat.
